Règlements internes

RÈGLEMENT D'ORDRE INTÉRIEUR

révisé et incorporant les changements adoptés conformément aux Statuts

24 October 2008

1. PRINCIPES

a) Représenter les intérêts des divers Instituts et Associations d'urbanistes selon l'Art. 5 des Statuts, établis dans les pays représentés au Conseil de l'Europe.

b) Représenter, par l'intermédiaire de leurs Instituts et Associations, les intérêts des urbanistes exerçant leurs activités dans les secteurs public, privé et universitaire.

c) Réunir, à titre de membres correspondants ou observateurs des représentants des secteurs privés, académiques, publics ou associatifs ayant un lien avec la pratique de l'urbanisme.

d) Mettre au point une structure qui soit nette, simple, économique et efficace propre à faciliter le déroulement des travaux et la prise des décisions requises.

e) Assurer la continuité et la représentation autorisée des divers membres, compte tenu du fait que certains présidents ne sont nommés ô la tête de leur institut ou association que pour un an.

2. STRUCTURE

a) Le ECTP - CEU est composé de deux représentants par Institut ou Association. Il est dirigé par un président. Lorsqu'ils procèderont à la nomination des représentants, les Instituts et Associations seront encouragés à les choisir de manière à représenter les intérêts de leurs propres membres exerçant dans les secteurs public, privé et universitaire. La période pour laquelle les délégués sont nommés est à la discrétion de l'Institut ou l'Association.

b) LE COMITE EXÉCUTIF, ainsi dénommé dans les statuts, comprend les administrateurs, c'est-à-dire le Président, le Vice-président, deux ou plusieurs administrateurs, le Secrétaire général et le Trésorier. Il est dirigé par le Président. Les administrateurs sont élus pour une période de quatre années et ne sont rééligibles qu'une fois consécutivement. Le Président est élu pour un terme de deux années en alternance avec le Vice-président pendant la seconde période de deux ans et il est rééligible. A chaque renouvellement, le Comité Exécutif recherchera avec les délégués la meilleure formule qui implique, autant que faire se peut, une présence assez longue des délégués au ECTP - CEU pour assurer la continuité dans les meilleures conditions.

c) Les GROUPES DE TRAVAIL et TASK FORCES ne peuvent être établis que pour s'occuper des tâches spécifiques. Chaque membre peut envoyer un représentant pour siéger à chaque groupe de travail choisi parmi les représentants au ECTP - CEU ou d'autres représentants. La période pour laquelle les délégués sont nommés est à la discrétion des Instituts ou Associations.

3.RESPONSABILITES ET DÉLÉGATION DE POUVOIRS

a) L' Assemblée Générale est à la fois un organe de prise de décisions et de travail. L'approbation de l'Assemblée Générale est nécessaire pour les compétences selon l'Art. 21 des Statuts.

b) Le Comité Exécutif est pleinement habilité à agir dans les limites du mandat convenu et du budget approuvé.

c) Le r'le du Comité Exécutif est:

(i) D'encourager et d'organiser les affaires du ECTP - CEU.

(ii) De prendre l'initiative sur des questions administratives et constitutionnelles, y inclus le budget et l'admission de nouveaux membres, et la résolution des conflits.

(iii) De préparer le travail de l'Assemblée Générale et d'y faire des recommandations.

(iv) De superviser les groupes de travail, de leur donner les directives, de recevoir les résultats de leur délibérations, et d'assurer qu'ils ont des programmes effectifs auxquels ils adhérent.

(v) De représenter le ECTP - CEU quand cela s'avère nécessaire.

(vi) D'organiser les modalités lors de l'élection des membres du Comité Exécutif.

d) Le Président peut accepter des propositions entre les réunions, sauf celles qui sont précisément réservées à l'Assemblée Générale en a) ci-dessus et en faire un rapport à la prochaine réunion du Comité Exécutif.

e) Sauf pour des questions qui sont spécifiquement déléguées, les groupes de travail élaborent les propositions devant faire l'objet d'un vote au Comité Exécutif et à l'Assemblée Générale en vertu des principes convenus.

4. ÉLECTION DU COMITÉ EXÉCUTIF

a) Le Comité Exécutif (ExCo) se compose de minimum 3 et maximum 15 délégués élus, et doit favoriser un équilibre entre les pays du nord, du sud et du centre de l'Europe ainsi qu'un équilibre entre grandes et petites associations. Le nombre d'administrateurs peut être augmenté par décision de l'Assemblée Générale.

b) Les membres de l'ExCo sont élus tous les quatre ans à bulletin secret par l'Assemblée Générale.

c) Tous les membres de l'ExCo (appelés "administrateurs") sont élus pour un mandat de quatre ans. Tous les membres de l'ExCo à l'exception du Secrétaire Général ne peuvent être réélus qu'une fois seulement de façon consécutive. L'aptitude des candidats sera jugée par l'Assemblée Générale à partir d'une note de politique générale présentée par chaque candidat. En présentant sa candidature, chaque candidat doit déclarer sa volonté d'être candidat au r'le de Président, en temps utile, et présenter un manifeste ou une déclaration contenant des propositions de politiques et d'actions. Ce document (éventuellement révisé pendant le mandat) constitue la base de la nomination des deux Présidents selon le paragraphe f).

d) Les statuts exigent qu'un membre de l'ExCo soit Administrateur belge et de nationalité belge.

e) Un membre de l'ExCo peut être élu parmi les représentants des membres correspondants et aura droit de vote dans l'ExCo.

f) Suite à l'élection selon le paragraphe c), l'ExCo se réunit pour nommer deux Présidents, un Secrétaire Général et un Trésorier à bulletin secret. Ces postes peuvent aussi être remplis par l'Administrateur belge. Ces postes ne peuvent pas être remplis par le membre de l'ExCo élu selon le paragraphe e).

g) L'Assemblée Générale ratifie la composition de l'ExCo à bulletin secret; si l'Assemblée Générale n'arrive pas à ratifier l'ExCo, celui-ci propose une autre composition. S'il n'y a toujours pas de ratification, l'Assemblée Générale élit l'ExCo directement à bulletin secret.

h) Un Président s'occupe de la Présidence pendant la première période de deux années; l'autre s'en occupe pendant la deuxième période suivante. L'ordre d'alternance est choisi par l'ExCo.

i) Un des deux Présidents occupe le poste de Vice-président lorsque l'autre préside. Si le Président fait défaut pour n'importe quelle raison pendant son mandat, le Vice-président prend la Présidence jusqu'à la fin de la période initialement dévolue au Président. Si les deux Présidents font défaut pendant leurs mandats, l'Assemblée Générale élit un nouvel ExCo qui agira pendant un mandat complet de quatre ans.

j) Si un ou plusieurs membre(s) de l'ExCo (fait)font défaut pendant leur mandat, l'Assemblée Générale élira un ou des nouveau(x) membre(s) qui tiendra/tiendront (son)leur mandat jusqu'à la fin de la période initialement dévolue au(x) membre(s) défaillant(s).

l) Tout membre de l'ExCo qui cesse d'être délégué de son association est remplacé selon paragraphe j).

m) L'Assemblée Générale peut contester un ou plus membre(s) de l'ExCo s'il est prouvé qu'il/elle n'agit pas en selon les Statuts ou qu'il/elle n'accomplit pas suffisamment ses fonctions. Dans ce cas, le membre de l'ExCo peut exprimer ses objections. L'Assemblée Générale décide à bulletin secret.

n) L'élection du nouvel ExCo aura lieu lors de l'Assemblée Générale qui précède la dernière du mandat de l'ExCo sortant. L'ExCo élu commencera son mandat après l'Assemblée Générale qui suit celle de son élection.

5. REUNIONS

a) L'Assemblée Générale se réunit deux fois par an, d'une part pour une réunion de printemps (l'Assemblée Générale ordinaire) et d'autre part pour une réunion d'automne. Les présidents des Instituts et Associations qui ont souscrit à l'Accord et Déclaration Internationale seront invités à assister à la réunion d'automne. Les réunions de l'Assemblée Générale s'étendront sur au moins trois demi-journées.

b) Le Comité Exécutif se réunit immédiatement avant ou après chaque réunion de l'Assemblée Générale. Des réunions supplémentaires du Comité Exécutif peuvent être organisées dans l'intervalle entre les Assemblées Générales, si nécessaire.

c) Le lieu des réunions est décidé chaque année. L'Assemblée Générale se réunira de préférence à Bruxelles mais lors de circonstances exceptionnelles et sur recommandation du Comité Exécutif, l'Assemblée Générale pourra se réunir n'importe où en Europe à condition qu'il y ait une accessibilité raisonnable pour tous les membres.

6. VOTES

a) Aux réunions de l'Assemblée Générale, une voix sera attribuée à chaque pays européen. Les membres correspondants et les observateurs n'ont pas de droit de vote.

b) Aux réunions de l'Assemblée Générale, un seul représentant de chaque membre effectif peut voter au nom dudit membre effectif. En cas d'absence des deux délégués, le membre effectif peut transmettre à un autre membre une procuration de vote. Voter in absentia sur des points à l'ordre du jour d'une réunion de l'Assemblée Générale n'est admis que si une déclaration écrite d'intention de vote est dans les mains du Secrétaire général avant que l'Assemblée Générale ne traite le point concerné de l'ordre du jour. Il est aussi possible de voter par procuration si le Secrétaire général reçoit une justification écrite de la nomination du chargé de procuration avant que l'Assemblée Générale ne traite le point concerné de l'ordre du jour.

c) Toute modification d'une proposition concernant une question financière doit être présentée par écrit si un membre de l'Assemblée Générale estime que cela est nécessaire pour garantir une bonne compréhension.

d) Aux réunions de l'Assemblée Générale les scrutins auront lieu à bulletin secret, suivant:

les questions touchant l'existence même du ECTP - CEU;
l'admission ou l'exclusion d'un membre;
la composition et l'élection du Comité Exécutif;
l'élection des tous les administrateurs du ECTP - CEU.

Les scrutins sur les autres décisions se feront à main levée.

e) L'équipe de trois scrutateurs sera constituée en choisissant dans l'ordre trois Présidents d'honneur, le Président en exercice ou le Secrétaire général; les scrutateurs sont responsables d'assurer le respect de la procédure.

f) Au Comité Exécutif, chaque membre du Comité Exécutif a une voix et une majorité simple est requise pour toutes décisions. En l'absence d'un membre du Comité Exécutif, il peut désigner par écrit un autre membre du Comité pour le représenter. La moitié des membres présents en personne au Comité Exécutif ou représentée par procuration constituera le quorum.

g) Le Président, lorsqu'il siège à la présidence de l'Assemblée Générale ou du Comité Exécutif, détient une voix prépondérante.

h) Les membres du Comité Exécutif peuvent assister aux réunions des groupes de travail dont ils sont membres de droit. Il n'est pas prévu la nécessité de voter aux réunions des groupes de travail.

7. LA PRÉPARATION DES RÉUNIONS DE L'ECTP - CEU

a) Les ordres du jour des réunions de l'Assemblée Générale seront rédigés par le Comité Exécutif. Les points à discuter seront indiqués et étayés si nécessaire des notes, rapports et propositions détaillées.

b) Chaque ordre du jour comportera au moins les points suivants:

(i) une liste de tous les points à discuter (sous réserve de modifications mineures)

(ii) le procès-verbal de la dernière réunion de l'Assemblée Générale (qui ne sera pas relu pendant la séance)

(iii) le procès-verbal de toute réunion du Comité Exécutif entretemps ou un rapport présenté par le Président (à titre d'information et d'explication seulement)

(iv) les questions financières (rapport du Trésorier)

(v) les dates à retenir pour les deux réunions suivantes de l'Assemblée Générale (date et lieu).

c) Le compte rendu de l'année précédente jusqu'au 31 décembre et le budget de la prochaine année doivent être soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale ordinaire de printemps.

d) Chaque année, lors de l'Assemblée Générale ordinaire, le Comité Exécutif sera tenu de faire rapport sur les mesures qu'il aura prises pour achever le but de réunir en son sein un membre au moins par pays européen. L'ordre du jour portera chaque année la mention que le but est atteint ou qu'il est en voie de l'être.

e) L'ordre du jour d'une réunion de l'Assemblée Générale sera diffusé par le Secrétaire général un mois au moins avant la réunion.

8. DISTRIBUTION NORMALE DES AFFAIRES LORS DES RÉUNIONS DE L'ECTP - CEU

a) Lors des réunions de l'Assemblée Générale, les affaires seront traitées en trois parties:

(i) les questions internes d'ordre administratif et politique

(ii) les échanges professionnels et les débats autour de la politique à adopter en matière des enjeux de l'urbanisme

(iii) des contributions exceptionnelles d'intérêt professionnel, présentées peut-être par des invités de l'extérieur.

b) Un temps très important sera consacré aux échanges professionnels et au débat concernant la politique à adopter pendant lequel tous les membres auront le droit de prendre la parole.

c) Lors de l'Assemblée Générale d'automne, les présidents des organisations membres seront invités à compléter leurs rapports annuels écrits sur des questions d'intérêt professionnel. Le président suggérera de tenir des discours de durée égale.

d) En ce qui concerne des points importants pour la profession, le Président demandera aux invités à l'Assemblée Générale de présenter leurs points de vue sur des affaires cruciales pour l'ECTP - CEU, les organisations membres ou la profession.

e) Les points de l'ordre du jour, non traités à la fin de la réunion de l'Assemblée Générale seront reportés à la prochaine réunion ou renvoyés au Comité Exécutif qui les étudiera de nouveau ou les transmettra à un groupe de travail en vue de faire élaborer un texte approprié.

9. PARTICIPATION AUX ASSEMBLEES GENERALES

a) Chaque membre effectif peut nommer un représentant additionnel pour accompagner son délégué aux Assemblées Générales soit pour une réunion spécifique, soit de façon illimitée. Ces représentants et les délégués des membres correspondants et des observateurs peuvent assister aux réunions et joindre les discussions mais ils n'ont pas le droit de vote.

b) Les représentants des Observateurs peuvent assister aux Assemblées Générales, sauf pendant les discussions sur leur admission. Ils n'ont pas le droit de voter et peuvent parler seulement à l'invitation du Président. Les invités peuvent assister aux réunions de l'Assemblée Générale et contribuer à la discussion à l'invitation du Président. Ils n'ont pas le droit de vote.

c) Si des discussions confidentielles ont lieu en séance plénière, les invités pourront être invités à quitter la salle de réunion par le Président.

d) La parole sera donnée à tous les membres de l'ECTP - CEU de la même façon pour tous les membres et on leur accordera le même temps. Un temps de parole plus long pourra être accordé au cours de débats organisés autour de documents de travail présentés à la réunion.

10. DÉMISSION DES MEMBRES

a) Un membre peut être radié par l'Assemblée Générale sur la recommandation du Comité Exécutif s'il n'est plus en mesure de remplir les conditions d'adhésion ou si toute ou partie de sa cotisation a l'ECTP - CEU est resté impayé(e) depuis six mois ou plus.

b) Les demandes de réadmission seront traitées de la même manière que les demandes d'adhésion initiales, mais un membre qui est radié pour non-paiement de la cotisation ne sera pas réadmis tant que la totalité des sommes dues n'aura pas été payée.

11. SOUSCRIPTIONS

a) Les souscriptions annuelles au ECTP - CEU sont calculées conformément à un barème approuvé par l'Assemblée Générale à sa réunion de printemps et sont dues et payables au 28 février chaque année

b) Si toute (ou partie de) la souscription d'un membre reste à payer, les droits de vote de ce membre seront suspendus jusqu'à ce que la souscription soit payée, sauf si l'Assemblée Générale reconnaît l'existence de circonstances exceptionnelles, et se satisfait de la promesse de paiement avant la prochaine réunion.

c) Les observateurs paient une contribution à établir et adopter par l'Assemblée Générale.

d) Les membres correspondants paieront une contribution équivalente au tiers de la cotisation d'un membre effectif de grandeur comparable.

e) La première année ces contributions et celles des membres seront calculées au prorata des mois d'adhésion.

f) En l'absence de nouvel accord, le niveau des cotisations défini pour l'année antérieure restera en vigueur.

12. SECRÉTARIAT

a) Le secrétariat général est responsable et assure avec efficacité la préparation de l'ordre du jour pour les réunions, la circulation des documents et les comptes rendus, et le respect des dates limites convenues. Des fonds peuvent être votés pour les membres afin qu'ils puissent se charger des fonctions de secrétariat général à tour de r'le tous les quatre ans. L'objectif est d'assurer ces fonctions d'une manière aussi ordonnée, simple, économique et efficace que possible.

b) Le lieu de résidence du Président étant souvent éloigné du lieu d'exercice du secrétariat général, il est nécessaire que le Secrétaire général transmette au Président pour accord avant diffusion tout document préparatoire aux réunions de l'Assemblée Générale, tout compte-rendu de réunion, et toute correspondance extérieure établie pour le compte du Président ou en réponse à une lettre adressée au Président. De la même manière, le Président doit adresser au Secrétaire général une copie pour information de toutes les correspondances qu'il aura adressées directement à des membres ou à des personnes extérieures.

c) Le siège social de l'ECTP - CEU sera maintenu à Bruxelles et s'occupera des affaires financières de l'ECTP - CEU; il est également chargé de faire la liaison avec les Institutions de l'Union européenne et du Conseil de l'Europe et a la garde des livres et documents officiels de l'Assemblée Générale.

d) Le siège social traite la comptabilité en application du budget voté par l'Assemblée Générale. Il traite également des relations officielles entre les Autorités belges et l'ECTP - CEU. Pour ces deux objets, et en dehors de l'application de décisions courantes consignées dans un compte-rendu d'une réunion de l'Assemblée Générale ou d'une réunion du Comité Exécutif, les responsables du siège social doivent requérir l'accord du Président avant toute action écrite, et à fortiori financière.

13. LANGUES OFFICIELLES

a) Les langues officielles de l'ECTP - CEU sont l'anglais et le français, et ce principe vaut pour tous les documents, comptes rendus et publications.

b) Si sa langue maternelle n'est ni le français ni l'anglais, les auteurs des documents peuvent y ajouter un texte dans leur propre langue accompagné d'une synthèse traduite sommairement en anglais ou en français.

c) Les membres du Comité Exécutif peuvent dialoguer entre eux en utilisant chacun la langue qui leur est la plus facile si son interlocuteur la comprend.

d) Dans la correspondance officielle avec des personnalités extérieures a l'ECTP - CEU, le Président et le Secrétaire général ne peuvent utiliser que ces deux langues. Ils peuvent ajouter un texte dans leur langue maternelle, si celle-ci n'est ni l'anglais ni le français et si une traduction en anglais ou en français accompagne ce texte.

14. JURIDICTION BELGE

L'ECTP - CEU est une personne morale de droit belge (aisbl). S'il apparaissait, pour une raison ou une autre, que la juridiction belge ne s'avérait plus pertinente, le choix d'une autre juridiction devrait faire l'objet d'un accord.